Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue

Jak na tiskovou konferenci

Autor: Petra Řoutilová
Vyšlo 9/10/2012 v čísle Ročník 22 (2012), Číslo 3, v sekci Jak na to?

Kromě tiskové zprávy, o které byla řeč v minulém čísle zpravodaje, je velmi účinným nástrojem pro komunikaci s novináři i TISKOVÁ KONFERENCE. Ta ovšem vyžaduje mnohem větší přípravu než psaná zpráva. 
Tiskovou konferenci svoláváme tehdy, když potřebujeme světu sdělit nějakou horkou novinku, jakou je například nová, neotřelá služba pro čtenáře, otevření nové budovy knihovny či návštěva významné osobnosti z řad politických nebo kulturních.
Velice důležitou roli v úspěšnosti tiskové konference hraje nejen zvolené místo (čím atraktivnější, tím lepší – tedy nové prostory knihovny, historické prostory…), ale také den a čas. Rozhodně se nedoporučuje svolávání tiskovek na pondělí, kdy mívají v redakcích velké porady, a samozřejmě pátek, kdy už většina novinářů myslí na nadcházející víkend. Ideálním dnem je úterý nebo středa od 9:00 do 11:00. Pokud svoláte tiskovou konferenci později, může hrozit, že informace, které na ní novinářům předáte, nestihnou zpracovat do ranního vydání novin. A každé zpoždění ubírá na aktuálnosti tématu.
Pokud máte téma, místo, den i čas, je ta pravá chvíle pro vytvoření pozvánky, kterou budete novinářům rozesílat. Tato pozvánka by měla být krátká a výstižná. Musí obsahovat:
 
·         název firmy pořádající tiskovku,
·         den, hodinu a místo konání – pokud se jedná o méně známé místo, vložíme mapku,
·         téma,
·         jména a funkce osob, které se tiskové konference účastní,
·         prosbu o potvrzení účasti e-mailem, telefonem nebo faxem,
·         dokdy je nutné potvrdit účast,
·         kontakt na odpovědnou osobu.
 
Pozvánku posíláme novinářům minimálně týden předem a je dobré se den dva před konáním tiskové konference připomenout pomocí e-mailu či telefonicky. Pokud se přihlásí pouze jeden novinář, je slušností mu tuto skutečnost předem sdělit, aby se na to připravil a necítil se zaskočen.
 
Vzor pozvánky:
 
Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové, www.svkhk.cz
 
Pozvánka na tiskovou konferenci k zahájení sociologického cyklu s Janem Kellerem
 
Tisková konference u příležitosti zahájení ročního cyklu přednášek pro veřejnost se sociologem, politologem, pedagogem, spisovatelem a publicistou prof. PhDr. Janem Kellerem, CSc., se uskuteční v úterý 19. 6. 2012 od 9:00 v konferenčním sále Studijní a vědecké knihovny v Hradci Králové, Hradecká 1250, 500 03 Hradec Králové. Prof. Jan Keller bude připraven odpovídat na vaše dotazy.
Svoji účast prosím potvrďte do 15. 6. 2012 na e-mail: jananovakova@svkhk.cz.
 
Více informací vám podá:
Jana Nováková
oddělení PR SVK HK
e-mail: jananovakova@svkhk.cz
mob.: 336 256 215
tel.: 495 246 285 
 
Kromě pozvánky a zajímavého tématu je potřeba na tiskovou konferenci připravit ještě
·         novinářské kity,
·         cedulky se jmény vystupujících,
·         prezenční listinu – slouží k dalšímu získávání kontaktů,
·         občerstvení.
 
Novinářské kity neboli složky pro novináře by měly obsahovat:
·         tiskovou zprávu, kterou připravíme pro novináře už před konáním tiskové konference, aby se v jejím průběhu měli čeho zachytit,
·         další písemné materiály k tématu,
·         materiály o vaší organizaci (výroční zpráva, brožury…),
·         fotografie, případně plakáty připravované akce,
·         kontakty.
Tiskovou zprávu nikdy neposílejte novinářům před konáním tiskové konference, protože pak už nebudou nuceni přijít. Připravte jim ji na židli nebo ji rozdejte u vstupu do místnosti, kde se bude konference konat.
 
Program celé tiskové konference by neměl překročit 1 hodinu. Z toho by oficiální část měla trvat zhruba ½ hodiny a zbývající čas by měl být věnován případné diskuzi. Celý program by měl moderovat zkušený mluvčí z vaší organizace. Moderátor musí být schopný slovo udělovat i odnímat, řídit celý průběh tiskové konference, kontrolovat čas a zabránit případným diskuzím mimo téma.
 
Pokud se rozhodnete uspořádat tiskovou konferenci, přeji hodně štěstí, a pokud vás téma zaujalo, více se můžete dočíst zde: http://press-servis.ecn.cz/manual/jak-usporadat-tiskovou-konferenci/ nebo zde: http://www.jaktak.cz/jak-usporadat-tiskovou-konferenci.html.

verze pro tisk · PDF verze