Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue

Volný výběr knih a periodik v SVK HK – správné a osvědčené řešení

Autor: Daniela Ridlová a Lenka Málková
Vyšlo 6/5/2012 v čísle Ročník 22 (2012), Číslo 2, v sekci Naše téma

Článek je rozdělen do dvou částí, z nichž jedna je věnována složitějšímu a na přípravu náročnějšímu volnému výběru knih, ta druhá pak volnému výběru periodik běžného roku.
 
Volný výběr knih
Daniela Ridlová
 
Rozhodnutí o vytvoření rozsáhlého volného výběru monografií úzce souvisí s výstavbou nové knihovny. Ve staré budově (v půjčovně) neměli čtenáři k dispozici žádný volný výběr, knihy si vybírali a objednávali výhradně prostřednictvím elektronického katalogu. Tato situace rozhodně nebyla ideální, a proto nám bylo jasné, že v nové budově se bez volného výběru neobejdeme. Zásadní otázka však byla, jak má být volný výběr velký. Původní plány hovořily až o 400 000 jednotek, konečná varianta byla 120 000 jednotek. Dalším důležitým úkolem bylo stanovit, jak bude volný výběr řazen, na základě jakých kritérií rozhodnout, které dokumenty do něj zařadíme a které už ne, jakým způsobem budeme pří výběru postupovat apod. Otázek bylo zprvu více než odpovědí. Proto v roce 2002 vznikla pracovní skupina pro volný výběr, kde byli zastoupeni pracovníci všech odborů, kterých se volný výběr týkal, a která měla za úkol odpovědět na všechny výše uvedené otázky, stanovit jasná pravidla a v neposlední řadě řídit celou fázi přípravy i následného stěhování do nové budovy. Na základě doporučení této skupiny bylo rozhodnuto, že volný výběr bude řazen podle MDT, a byla vytvořena pravidla pro zařazování knih do volného výběru. Rozhodli jsme se do volného výběru zařadit dokumenty z posledních dvaceti let, vždy všechny exempláře téhož titulu. Z důvodu ochrany nebyly do volného výběru zařazovány CD, mapy, tenké brožované publikace, dokumenty v kroužkových vazbách a dokumenty s přílohami.
Dalším důležitým úkolem skupiny bylo vypracovat nové pracovní postupy související s přípravou volného výběru. Vybraným dokumentům bylo třeba přidělit „stavěcí znak“ (MDT), což byla práce oddělení věcného zpracování, daný znak se pak musel vytisknout, nalepit na dokument, všechny dokumenty bylo nutné obalit, očipovat a zabezpečit magnetickými páskami. To vše byly činnosti, které jsme do té doby nedělali. Velká část této nové práce s přípravou knih do volného výběru ležela na odboru správy fondů (dále OSF), později se do ní zapojil i odbor výpůjčních služeb (OVS) a pracovníci na dohodu o pracovní činnosti.
V lednu roku 2004 začalo oddělení věcného zpracování dokumentům s vročením 1993 a výše zpětně přidělovat stavěcí znaky pro volný výběr. Nové dokumenty ho získávaly průběžně v rámci věcné katalogizace. Stavěcí znaky se přidělovaly převážně na základě záznamu dokumentu v elektronickém katalogu, bez knihy v ruce, což se později ukázalo jako ne úplně nejlepší řešení. Během následujících let jsme postupně museli vyřadit nebo přetřídit několik tisíc titulů, které se do volného výběru nehodily (nesplňovaly kritéria pro zařazení knih do volného výběru). Jednou týdně pak pověřená pracovnice předávala seznamy otříděných knih vedoucí OSF, která zajistila jejich polepení přidělenými stavěcími znaky a zabalení. V polepování a balení knih byl zpočátku skluz, protože OSF nemělo dostatek pracovníků, kteří by se této činnosti věnovali.
Postupem času, s přibývajícím počtem otříděných knih, došlo k posunutí hranice určené pro zařazení knih do volného výběru a stavěcí znaky se začaly zpětně přidělovat knihám s vročením 1985–1991.
V roce 2007 se příprava knih do volného výběru rozšířila o čipování všech dokumentů a jejich zabezpečení magnetickými páskami. V této době práce výrazně narůstala a bylo zcela zřejmé, že není možné všechno zvládnout se stále stejným počtem pracovníků. V roce 2008 byli přijati na OSF čtyři pracovníci, dále se na práci v rámci svých úvazků podílely pracovnice OVS a několik pracovníků na dohodu o pracovní činnosti.
V této době byl také definitivně dohodnut způsob řazení volného výběru: prvotně podle stavěcího znaku, uvnitř podle signatur (s ohledem na formáty). Zároveň jsme se rozhodli, že na dokumenty umístěné ve volném výběru nepovolíme možnost zadávání požadavků (pouze rezervací).
Rok 2008 byl, co se objemu práce týká, bez debaty nejhektičtějším obdobím. Termín stěhování do nové budovy byl stanoven na léto 2008 a bylo jasné, že do té doby musí být volný výběr připraven, tzn. všechny knihy polepeny stavěcími znaky, obaleny, očipovány a opatřeny magnetickými páskami. Čipování probíhalo podle místních seznamů, polepování dokumentů stavěcími znaky podle sešitů vypracovaných OSF. Všechny sešity byly postupně zkontrolovány, vypůjčené dokumenty, které do té doby nebyly polepeny, byly zamluveny na služební průkaz a po vrácení polepeny. Průběžně se kontrolovaly všechny dokumenty určené do volného výběru, opravovaly se chybně přidělené, špatně vytištěné nebo chybně nalepené stavěcí znaky. Zároveň se vyřazovaly (včetně oprav v záznamu a jednotkách) dokumenty nevhodné k zařazení do volného výběru.
V této době se pracovní skupina intenzivně zabývala problematikou stěhování a následného fyzického řazení volného výběru. Pracovníci odboru informačních technologií nám vypracovali seznamy signatur řazené podle jednotlivých stavěcích znaků, na jejichž základě jsme zjistili pravděpodobný počet jednotek pro každou třídu. Díky tomu jsme byli schopni propočítat, kolik regálů nám jednotlivé třídy přibližně zaberou, a mohli jsme rozhodnout, kde konkrétně, ve kterém místě, budou jednotlivé třídy začínat, což velmi urychlilo následné stěhování, protože jsme mohli začít řadit několik tříd najednou.
Samotné stěhování a řazení volného výběru byla kapitola sama pro sebe. Věděli jsme, že nemáme moc času, a že tedy musíme vše přesně promyslet, aby nedošlo ke zbytečnému zdržení. I když jsme vše probírali a řešili dost dopředu, stěhování mělo hned několik velkých překážek. Hlavním problémem byla skutečnost, že volný výběr byl stavěn podle zcela jiných hledisek než dosavadní fond. Dalším problémem bylo, že k zařazení do volného výběru byly určeny knihy nejen z hlavního skladu, ale i z externích depozitářů. Po zvážení všech možností jsme se nakonec rozhodli přestěhovat celé řady signatur určených do volného výběru i s dokumenty, které tam zařazeny nebudou, dočasně do jednoho skladu v nové budově a zároveň zachovat jejich řazení podle signatur. Současně jsme si nechali vypracovat seznamy knih řazené prvotně podle stavěcího znaku (MDT), následně podle signatur. Podle těchto seznamů jsme vyhledávali knihy ve skladu a řadili je do volného výběru. U všech knih byly před jejich zařazením na určené místo aktivovány magnetické pásky, kontrolovány čipy, stavěcí znaky a signatury. Díky této kontrole, která nám sice zabrala více času, jsme našli a opravili hodně chyb, rozpadlé vazby předali k opravě a nezpracované knihy na oddělení jmenného zpracování. Všechnu tuto práci jsme museli udělat během tří týdnů, protože pak jsme museli náš „dočasný sklad“ uvolnit pro dokumenty, které v něm měly být uloženy. Pracovalo se na dvě směny, knihy řadily všechny pracovnice odboru služeb, pomáhaly i kolegyně z jiných oddělení. Co se mi z té doby první vybaví, je obrovské nasazení a velká vůle a snaha všech pracovnic stihnout vše v termínu. V době stěhování byla zrovna největší vedra, ještě plně nefungovalo chlazení budovy, o to více si precizní práce všech kolegyň cením.
Na závěr, po zařazení všech knih na jejich místo, jsme řešili informační systém ve volném výběru. Na každý regál jsme umístili informační tabulky s rozpisy tříd, zároveň jsme popsali i jednotlivé police.
Co říci na konec? Práce to byla časově náročná, ale krásná. Vidět všechnu tu chuť do práce a snahu dotáhnout všechno do vítězného konce je k nezaplacení. A ta pomyslná třešnička na dortu je snad i to, že čtenáři se po počáteční nejistotě s volným výběrem i s celou novou knihovnou sžili a přijali ji za svou. Však čísla hovoří sama za sebe. Počet registrovaných čtenářů před stěhováním (rok 2007): 6 600, rok 2011: 11 000.
 
Příprava volného výběru periodik
Lenka Málková
 
            Studovna periodik sídlila na Eliščině nábřeží. Původně neexistoval téměř žádný volný výběr periodik kromě dvou regálků, ve kterých bylo dosti nepřehledně vystaveno pár desítek novin a časopisů. Nová čísla některých nejčastěji půjčovaných časopisů byla uložena v zásuvkách výpůjčního pultu a čtenáři si je museli vyžádat. Zbytek nových čísel byl uložen na regálech ve skladech a přinesen také na vyžádání.
            V letech 2000-2008 se sice díky jinému uspořádání studovny podařilo vystavit další periodika na regálech přímo ve studovně, ale pořád se drtivá většina nových čísel časopisů musela žádat u knihovnic u výpůjčního pultu. Starší, svázané ročníky byly umístěny ve skladišti ve sklepě na Eliščině nábřeží nebo, v horším případě, v externím skladišti na Pouchově, kam se každý den zajíždělo.
            Není tedy divu, že nová knihovna, slibující volný výběr novin a časopisů běžného roku, byla vysvobozením nejen pro knihovnice, ale především pro čtenáře.
            Nejdůležitějším rozhodnutím při přípravě volného výběru periodik bylo, jak periodika v novém prostředí stavět. Sbírali jsme zkušenosti v jiných knihovnách, diskutovali o možnostech, zvažovali pro a proti. Nakonec jsme zvolili řazení podle oboru, v rámci každého oboru pak abecedně podle názvu periodika.
            Z nákresů studovny periodik vyplývalo, že zde bude k dispozici 2 500 schránek s odklápěcí přední stěnou, na kterou se dá vystavit poslední číslo časopisu nebo novin. Po instalaci regálů jsme bohužel zjistili, že schránek je pouze 2 304. Několik desítek zřídka půjčovaných periodik je proto i nyní umístěno ve skladišti.
V 1. pololetí roku 2008 probíhala intenzivní příprava periodik pro uložení ve volném výběru v nové knihovně. Ve spolupráci s odborem doplňování a zpracování fondu byl periodikům přidělen znak konspektu, který slouží jako stavěcí znak. Odbor informačních technologií vytvořil seznamy periodik tříděné podle konspektu. Po nezbytných opravách a úpravách byly seznamy použity k seřazení periodik podle znaku konspektu a dále abecedně podle názvu. Ve staré knihovně byla totiž periodika řazena podle tzv. regálových čísel, která jim byla přidělována zcela nahodile.
Před stěhováním jsme periodika ještě ve staré studovně vyndali z původních regálů a znovu seřadili podle znaků konspektu, které jsme předtím na každé periodikum připevnili napsané na lístku. Bylo rozhodnuto, že z finančních i časových důvodů nebudeme do jednotlivých čísel periodik vlepovat magnetický pásek chránící před krádeží. K ochraně slouží kamery rozmístěné ve studovně periodik.
Takto byla periodika zcela připravena k uložení do volného výběru studovny a vlastní stěhování proběhlo rychle a bez komplikací. Nakonec byly regály označeny v duchu jednotného vizuálního stylu modrými praporky s první číslicí znaku konspektu, takže čtenář zdálky pozná začátek jednotlivých oborů. Čela regálů byla vybavena rámečky s detailnějším rozpisem znaků konspektu.
Námi použitý způsob řazení periodik ve volném výběru se osvědčil. Za každým stavěcím znakem je ponechána určitá rezerva volných schránek, protože se stále objevují nové tituly. Periodika, jejichž vydávání naopak skončilo, po určité době vyřazujeme z volného výběru.
A na co si nejvíce vzpomínám z tohoto období? Na namáhavé obíhání regálů, hledání časopisů s lístečkem se znakem konspektu v ruce, na bolest nohou a zad, protože regály s časopisy byly na Eliščině nábřeží umístěny také na tzv. patýrku, kam se lezlo po krkolomných schůdcích, na prach a špínu, na nekonečné pročítání a opravování seznamů a hlavně na radost, když vše vyšlo podle plánu a zkrátka to klaplo.

verze pro tisk · PDF verze