Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue

Knihovny současnosti 2010 z pohledu organizátora

Autor: Petra Mikulecká, Jaroslava Štěpánová
Vyšlo 12/7/2010 v čísle Ročník 20 (2010), Číslo 4, v sekci Stalo se

Rok se překulil a přes 300 knihovníků z celé České republiky a Slovenska se opět v září sešlo na konferenci Knihovny současnosti. Po mnoho let se konference konala v Junior centru na Seči a jinak tomu nebylo ani letos, i když jen několik zasvěcených vědělo, že do sečského areálu jedeme naposledy.
Jedinou letošní novinkou byla změna organizátorů. Místo MZK Brno převzala zodpovědnost MSVK Ostrava a SVK Hradec Králové. Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové byla hlavním organizátorem konference úplně poprvé. V předchozích letech sice vypomáhala Brnu, ale na jejích bedrech toho leželo podstatně méně.
Po přípravných pracích výboru SDRUKu, který stanovil názvy sekcí a odpovědné moderátory, byl v květnu sestaven rámcový program a společně s organizačními pokyny a registračním formulářem bylo vše vystaveno na webových stránkách hradecké knihovny a SDRUKu k dispozici zájemcům o účast na konferenci. Tímto aktem byl spuštěn kolotoč prací, který  se zastavil až 16. září ve 14.00 hod.
E-mailová schránka se počala plnit desítkami přihlášek natěšených účastníků a nakonec se zastavila na konečném čísle 355. Každá z přihlášek dostala své místo v „šanonu“, který se stal nejstřeženějším předmětem v knihovně. Údaje byly přepisovány do excelového souboru, který propracovala a poskytla bývalá hlavní organizátorka Míša Shejbalová. Podle něj jsme snadno spočítaly účastníky přihlášené do jednotlivých sekcí, rozdělovaly je do pokojů (tvrdým oříškem bylo někdy vyhovět všem přihlášeným, kteří měli jasnou představu o tom, s kým chtějí bydlet), ujasňovaly kuchařkám počet vegetariánů a „masožravců“, měly přehled o zájmu o sborník aj. aj. O kontrole údajů pro podklady k fakturaci, zasílaných do Ostravy, ani nemluvíme. Kromě radostí spojených s přihláškami se u nás v knihovně řešily i další záležitosti. Vytvářel se podrobný program konference, hledali a kontaktovali se přednášející, sháněly se příspěvky do sborníku, které nám chodily i z horkých pláží Zlatých písků, oslovovaly se firmy s nabídkou účasti i s žádostí o sponzorský dar. (Z dvaceti zúčastněných firem přispěly pouze EBSCO, 3M a EXON, za což jim ještě jednou děkujeme.)
A pokračovaly jsme dále. Skládal se dohromady sborník z konference. Příspěvek za příspěvkem dával zřetelněji jeho konečnou podobu. Rodil se pomalu a termíny hořely s blížícím se začátkem konference. Před odesláním do tisku prošel jazykovou kontrolou a grafickou úpravou.
Daly jsme si práci s vytvořením jmenovek pro jednotlivé účastníky a také s tvorbou stravenek. A tak desítky archů bílých a zelených „Garfildů“ procházely kopírkou a čekaly na rozřezání a následné vložení do visaček společně s jmenovkami. Ačkoliv se to nezdá, i tato zdánlivě jednoduchá práce vyžadovala plnou pozornost. A bezchybnost této činnosti se projevila ve spokojenosti strávníků. 
Postupně jsme začaly shromažďovat jednotlivé díly konferenčních materiálů – program, sborník, jídelníček, dárek od sponzorů, letáčky firem. Při kompletaci materiálů jsme zabraly celé patro foyeru a kvitovaly prostory nové knihovny. Všude po stolech a skříňkách ležely kupičky připravené k uložení do tašek. Dnem D této činnosti byla sobota před začátkem konference a provozní doba knihovny nám tak tak stačila ke splnění našeho úkolu. Bedny s konferenčními materiály se zdárně plnily, zaplňovaly prostor chodby a čekaly na úterní odvoz.
Na Seč jsme dorazily v první konferenční den kolem osmé hodiny ranní a tady nám začala další etapa práce a zúročení našeho letního snažení. V minulých letech byla prezence vždy v uzavřené místnosti vedle recepce hotelu, v letošním roce jsme úřadovaly na chodbě v části ubytovacího pavilonu. (Doba si žádá své, a tak polovina hotelu, který v minulých letech zaplnili účastníci konference, dnes slouží jako sanatorium. Tato chvályhodná činnost však pro nás znamenala nepříjemnost v podobě snížení počtu lůžek na polovinu, a nemohly jsme tak uspokojit mnoho zájemců o kvalitnější nocleh. V tomto případě platila skutečnost, kdo se dříve přihlásil, nemusel spát ve srubu nebo hledat a zaplnit všechny ubytovací prostory v obci Seč a jejím okolí.) Přivítaly jsme se s kolegy z MZK, mezi nimiž byla i Míša, která hned doplnila náš tým. A začaly jsme připravovat stoly, na něž jsme naaranžovaly prezenční listiny a jmenovky se stravenkami a tašky s materiály jsme rozdělily na ty, které obsahovaly sborník, a na ty, které byly o sborník ochuzeny. V konferenčním sále kolegové zavěsili tradiční heslo a logo, naaranžovaly se jmenovky předsedajících, zkontrolovaly jsme přichystané prostory a pak už jen vyhlížely první nápor účastníků, který na sebe nenechal dlouho čekat. Od té chvíle následoval kolotoč – poprosit o podpis do prezenční listiny, předat tašku s konferenčním materiálem a jmenovky, poprosit o podpis do prezenční listiny, předat tašku s konferenčním materiálem a jmenovky, poprosit o podpis do prezenční listiny, předat tašku s konferenčním materiálem a jmenovky… Do toho začaly sem tam přicházet firmy, které si chtěly začít chystat prezentaci svých produktů na druhý den. 
Po zahájení a začátku první sekce se situace trochu uklidnila a my jsme až do konce konference byly všem k dispozici v chodbě hlavní budovy u prezence, kde jsme prodávaly sborníky, zapisovaly později přišedší účastníky a řešily běžné problémy, které s sebou každá konference přináší. Druhý i třetí den konference proběhl dle připraveného programu a s blížícím se čtvrtečním polednem jsme s trochou nostalgie provedly statistiku účasti, začaly skládat zbylé materiály a dávat prostory do původního stavu. Účastníci se pomalu rozjížděli na všechny strany do svých domovů a my jsme daly sbohem místu, které zůstane spjato s touto knihovnickou konferencí. Místo, které nás mnohdy „vypeklo“ svým nepředvídatelným zářijovým počasím – zimou, větrem a deštěm. Místo, kde se 16 let scházeli knihovníci a knihovnice, aby rokovali a probírali radosti i strasti své profese.
Příští konference se bude konat v Českých Budějovicích. Našim následovníkům po letošních zkušenostech můžeme říci jen: Hodně zdaru a držíme palce.
Nyní je již skoro dva měsíce po skončení konference, utichl kolotoč prací spjatých s organizací, my jsme omezily návštěvy u automatu na kávu, který nám byl dobrým společníkem, a poslední připomínkou jsou jmenovky, které se sem tam objevují jako spořič na ploše počítače…
 

verze pro tisk · PDF verze